PERCEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN

PERCEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN


En la comunicación empresarial, la percepción que tengan los receptores (públicos) es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de retro comunicación que originara. Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la organización, los que tienen que conocer todos los empleados desde los niveles altos de la estructura organizacional (alta gerencia) hasta los empleados a nivel operacional, lo que facilitará que comprendan cuál es el objetivo, las metas y las tareas que se desarrollan en la organización en todos los niveles.

LA PIRÁMIDE DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Cuando queremos presentar la estructura de una organización lo hacemos en forma de una pirámide. Los niveles superiores representan a la alta gerencia y los niveles inferiores a los empleados operacionales. Sobre esta pirámide encontramos otra pirámide que representa los niveles de comunicación. Esta segunda pirámide se representa en forma de una pirámide invertida. En la pirámide invertida podemos presentar a la alta gerencia como conocedor de todo lo que ocurre en la organización y el trabajador solo conoce sus funciones. Dada esta situación debemos establecer los canales de comunicación en dos direcciones.

LOS RECEPTORES DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Son aquellas personas a los cuales van dirigidos los mensajes que se originan en la organización. Los receptores pueden estar localizados dentro de la organización (internos) y fuera de la organización (externos). Los internos son los que están directamente vinculados a ella (gerencia, empleados, junta de directores, accionistas, contratistas externos, suplidores, etc.) Los externos son los que tienen alguna relación con la organización ya sea por su localización geográfica, por el producto que se ofrece o por el servicio.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL EFICIENTE

La comunicación empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios básicos:
·         El establecimiento de una buena política de comunicación, la misma debe identificar los puntos de origen de la comunicación, estándares de calidad en el mensaje (envío de la comunicación) y una excelente coordinación de toda la comunicación que la organización envía.

·         Identificación de los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de estrategias de comunicación, los planes de implementación de esas estrategias y el cálculo de la efectividad del ensamblaje de comunicación organizacional. Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a través de esta comunicación que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la evolución y control de la organización.

IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN (CORPORATIVA).

Ésta representa un conjunto de símbolos, comunicación y comportamiento de una organización (empresa), basados en la misión y visión de la misma. Podemos me  mencionar que es la personalidad de la organización (deseada y la real). Para una empresa poder proyectarse con una imagen organizacional respetable y lograr una identidad corporativa debe:
1.    Definir quiénes somos, qué hacemos y por qué lo hacemos y el resultado que logremos compararlo con la misión establecida por los accionistas y junta de directores de la empresa u organización.



2.     Determinar la realidad comunicacional y el comportamiento interno (análisis interno), para poder llegar a lo que conocemos como identidad real. (La necesidad deseada vs. la identidad real).

En este nivel debemos determinar la conceptualización que tiene el público interno sobre la identidad de la organización. Dentro de esto podemos incluir la carga emocional, los estereotipos, la tradición, los ruidos comunicacionales, los tabúes y otros elementos psico-sociológicos que tienen los empleados, creando los siguientes tipos de conducta o comportamiento:

·         Proactivo: La conducta proactiva es aquella que le brida un alto reconocimiento de los problemas, alta utilización de recursos que conlleva a la productividad.

·         Fatalista: La conducta fatalista es aquella que se caracteriza por un bajo reconocimiento de los problemas, alta utilización de restricciones que los lleva a la falta de motivación y entusiasmo.


TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna estará determinada por la interrelación que se pueda lograr entre el personal que compone la estructura organizacional. El logro de un buen clima organizacional que es el que define la calidad duradera del ambiente interno que existe en la relación entre sus miembros o componentes humanos. Este ambiente es el conjunto de valores, características que se presentan, y que puede ser orientado con la utilización planificada de motivaciones (mensajes).

La comunicación interna puede clasificarse en las siguientes categorías:
·         Formal: La comunicación formal es aquella comunicación cuyo contenido está dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicación utiliza la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocráticas que ocurren en las organizaciones.
·         Informal: La comunicación informal es aquel tipo de comunicación cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (pasillos, cafetería, etc.). Es más rápida que la formal.
·         Horizontal: La comunicación horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional. Muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal (comunicación plana).
·         Vertical: La comunicación vertical es aquella comunicación que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores utilizando canales formales. Es importante notar que se debe promover una comunicación vertical ascendente lo que facilitaría los procesos organizacionales y un clima de comunicación óptimo.


·         Rumores (“grapevine”): Un rumor es la comunicación informal que se mueve en la organización sin pasar por los canales formales y con mucha rapidez. La comunicación interna debe ser asertiva. Debe tener pro actividad y reactividad. Esto no indica que no sólo nos fijamos en la eficiencia de la comunicación, sino en que la comunicación sea motivacional; o sea que la respuesta del receptor del mensaje esté orientada hacia la sinergia. La comunicación interna no está relacionada únicamente con los empleados, incluye desde los accionistas hasta los puntos de venta o distribución del producto o servicio que la empresa ofrece. Las comunicaciones internas son una construcción diaria: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de discusión y reflexión (seminarios, reuniones, clases), en la difusión de mensajes (notas, memorandos, correo electrónico, teléfono, carteleras, afiches), en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las expresiones del otro. Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. La carencia de estrategias comunicativas al interior de la organización, la falta de canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institución con la realidad del ambiente o entorno organizacional.





COMUNICACIÓN EXTERNA

Para poder proyectar una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a través del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan.
Es el resultado de la interacción de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto.
La formación de una imagen corporativa se centra en dos áreas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicación interpersonal, y la externa que contempla la proyección de la imagen a través de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del público/receptores.

La organización (empresa) y su ambiente:



Toda institución, cualquiera que sea su objetivo (comercial, institucional, gubernamental, de producción, servicios, educacional, etc.) es creada para satisfacer necesidades sentidas, creadas o reales de una comunidad; y sea cual fuere la situación económica, política o social imperante, la institución necesita detectar cuáles son los escenarios en que la comunidad se está moviendo, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse allí en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo. La dinámica es una sola: la organización requiere amoldarse a las condiciones existentes en la comunidad, sin ver hacia atrás, sólo hacia el futuro.

Una imagen corporativa se forma como resultado de una serie de estímulos que un perceptor recibe de un emisor directa o indirectamente, y su interpretación o evaluación pueden estar influenciadas por muchos factores psico/sociales. Para comprender como tiene lugar esa interpretación o evaluación, debemos estudiar la forma en la que el individuo procesa la información.

Existen dos tipos de imagen corporativa: Todas la organización debe proyectar dos tipos de imagen corporativa: la imagen promocional y la imagen motivacional.



IMAGEN PROMOCIONAL

IMAGEN MOTIVACIONAL
Es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reacción inmediata del público, adquiriendo los productos servicios que ofrece la institución.

Es aquella que se desarrolla con el
objeto de orientar la opinión del
público hacia metas de identificación o
empata entre la institución y el
público/receptores

.
La proyección de una imagen tiene que ser planificada previamente por la persona
Encargada de las comunicaciones corporativas, basándose en una identidad real
Establecida, un mensaje diáfano y el público/receptor identificado.

Al proyectar una imagen corporativa podemos utilizar las siguientes estrategias:


MEDIOS DE PROYECCIÓN DE LA IMAGEN

PROYECCION DE IMAGEN
PROMOCIONAL

PROMOCIÓN DE IMAGEN
MOTIVACIONAL

Publicidad
Propaganda
Mercadeo
Campañas de relaciones públicas

Relaciones con la comunidad


La comunicación verbal directa entre los superiores y empleados será un encuentro personal en el que se genere una interrelación, a veces sobre una tarea en particular, a veces solicitando información o ayuda con distintos grados de intimidad y compenetración según las circunstancias del momento, según la cultura o la formación de los implicados, según sus intenciones, su temperamento y sus expectativas. Una buena comunicación interpersonal deberá entonces propiciar en los colaboradores la tendencia a la asociación que consiste en realizar y comprender al otro, generando una conducta integradora como forma de dar satisfacción a la necesidad de estima y la conservación del individuo en la sociedad que pertenezca.

La comunicación verbal también incluye la palabra hablada, la palabra escrita; que utiliza toda serie de códigos o signos que pueden referirse a lugares, ambientes, gestos, ademanes, posiciones del cuerpo, de la cara, de las manos, el lugar que los interlocutores ocupan en el espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la entonación  de la voz, el ritmo y las flexiones del discurso. Esta clase de comunicación interpersonal ayuda a edificar la esencia del acto comunicativo, ya que por medio de ésta, tanto el gerente como el empleado, puede expresar los sentimientos y actitudes espontáneas de estado emocional por la que atraviesa el individuo, tales como: mover las manos, los ojos, fruncir el ceño, movimiento de los labios, reír, etc.
                                  
Con respecto al trabajo grupal la mayoría de las personas optan por interactuar cooperativamente. Psicológicamente el grupo de referencia para la mayoría de la gente es el trabajo, incluyendo a los compañeros y por supuesto, al gerente o supervisor. Para que un grupo logre optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes se ayuden entre sí con una dirección de efectividad y compañerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las funciones a cabalidad.